Hermed referat fra  generalforsamlingen afholdt i 2023.

GTK ordinær generalforsamling 9. marts 2023 – referat

Inden selve generalforsamlingen startede blev der talt op, at der var 38 stemmeberettigede medlemmer til stede.

Dagsordenen for generalforsamlingen i henhold til klubbens vedtægter:

1. Valg af dirigent
2. Formandens beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år
3. Forelæggelse af revideret regnskab og status samt budget til godkendelse
4. Valg af formand (kun i ulige år)
5. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer, jf. § 10, stk. 2
6. Valg af suppleant til bestyrelsen
7. Valg af seniorudvalgsformand
8. Valg af 3 seniorudvalgsmedlemmer
9. Valg af ungdomsudvalgsformand
10. Valg af 3 ungdomsudvalgsmedlemmer
11. Valg af 2 padeludvalgsmedlemmer
12. Valg af revisor og revisorsuppleant
13. Fastlæggelse af kontingent og indskud for den kommende sæson
14. Indkomne forslag (skal være formanden i hænde senest 5 dage før generalforsamlingens afholdelse)
15. Eventuelt.

Michael Galousis bød som formand velkommen til generalforsamlingen.

Michael foreslog på bestyrelsens vegne at vælge Karen Leth Jensen til dirigent. Karen blev valgt enstemmigt. Helle Roy-Poulsen blev foreslået til referent og blev også valgt enstemmigt.

Karen takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt – mail sendt til medlemmer såvel som opslag på klubbens hjemmeside 23. februar.
Karen nævnte, at bestyrelsen har fremlagt et forslag til vedtægtsændringer, og at hun efter behandling af punkt 6 i dagsordenen vil foreslå at behandle punkt 14 med forslaget fra bestyrelsen direkte derefter.

2 Formandens beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år

Karen gav ordet til Michael, som fremlagde beretningen. Beretningen kan fås ved henvendelse til formand@gladsaxetennisklub.dk .

Der kom enkelte bemærkninger til beretningen efter fremlæggelsen; bl.a. en kommentar om, at man for omkring 30 år siden også havde foreslået at udvide bane 5, men at det ikke kunne godkendes af kommunen på grund at en kloakbrønd. Michael kunne fortælle, at kommunen har kigget på det i 2022, og det er muligt at ændre kloakforløbet og det er taget med i projektforslaget … som jo så godt nok bliver dyrere!

Beretningen blev enstemmigt vedtaget.

3 Forelæggelse af revideret regnskab og status samt budget til godkendelse

Regnskab og budget blev fremlagt af kasserer Ivan Bang. Kontakt kassereren på kasserer@gladsaxetennisklub.dk for at få nærmere information om regnskab og budget.

Ivan startede med at fortælle, at han jo først have overtaget kassererposten for godt 1 år siden (se beretningen) og havde været glad for den hjælp, han havde fået fra Michael som sin forgænger, fra Peter Væver som tidligere kasserer med detaljeret kendskab til udbetaling af løn samt revisor Mogens Larsen.

Endvidere bemærkede Ivan at regnskabet dækker perioden fra 1/10-2021 til 31/12-2022 efter at det i juni 2021 blev besluttet at ændre regnskabsåret til fremover at følge kalenderåret.

Ivan gennemgik derefter hovedlinierne i regnskab og budget. Undervejs kom kassereren med følgende bemærkninger:

• Klubben har for nuværende aktiver for lidt under 500.000 kr.
• For juniorafdelingen kunne det bemærkes, at klubben fik knap 100.000 kr i tilskud fra kommunen, at bestyrelsen for den kommende sæson budgetterer med at fjerne deltagerbetaling for juniorers deltagelse i diverse arrangementer og turneringer, og at både resultat for 2021-2022 og budget for 2023 stort set går i 0.
• For seniorafdelingen blev det bemærket, at der er budgetteret med et lille deltagerbidrag for træning (200 kr pr. halvsæson), og at der både i det forgangne regnskabsår og i budgettet for 2023 er et overskud på omkring 120.000 kr. for de rene senioraktiviteter.
• For padelafdelingen blev det fremhævet, at der forventes færre rene padelmedlemmer i 2023 end i 2021-2022 pga. start op af den nye padelklub (GPK) her senere på foråret, og at overskuddet på padelafdelingen derfor forventes reduceret til omkring det halve (omkring 55.000 kr ) i 2023.
• For de fælles driftsudgifter fremhævede kassereren det gratis medlemskab for bestyrelsesmedlemmer, flere penge afsat til generalforsamlingen til at dække fællesspisningen, klubbens bidrag på 75.000 kr til den nye RedPlus bane og et større beløb til Tennis Øst (øget turneringsdeltagelse)
• Totalt set betyder det, at der for 2023 forventes et driftsresultat med et underskud på godt 100.000 kr.

Kommentarer til regnskab og budget under gennemgangen og bagefter:

• Fra flere blev det bemærket, at det var lidt underligt at se indtægter angivet med “-” foran beløbet og udgifter uden “-” foran. Det er forvirrende og ikke, hvad de fleste vil forvente, så mange vil ønske, at det bliver ændret til næste år.
• Vil den forskellige længde af det afsluttede regnskabsår og det kommende regnskabsår betyde noget for opgørelsen over udviklingen af medlemstallet?
  • Michael svarede, at der stort set ikke kommer nogen nye medlemmer i perioden 1/10 – 31/12, så for nuværende forventes kun væsentlige ændringer for antallet af padelmedlemmer, som forventes at falde på grund af opstarten af GPK.
• Fra veteranside forventes minimum samme aktivitetsniveau som for nuværende, men det ville være rart med flere RedPlus baner.
  • Michael svarede, at vi ikke skal forvente flere RedPlus baner nu; der mangler stadig at blive etableret flere af de RedPlus baner, det allerede er blevet vedtaget at etablere i Gladsaxe kommunen. Det beløb vi har bidraget med selv i GTK udgør kun en brøkdel af etableringsomkostningerne.
• Et ønske blev fremsat om at udvide træningsbudgettet for begyndere; kommer man ind i klubben skævt af start på træningsperioderne, går der lang tid før man kan komme rigtig i gang.
  • Svar fra Michael: Den mulige træning for begyndere blev øget sidste år i og med der også blev givet træning en hverdagsaften og en søndagsaften (udover træningen lørdag formiddag), så begyndertræningen er øget for nyligt – men måske man kunne lave noget drop-in træning.
  • Kommentar fra Christian (en af trænerne): Det vil nok være en udfordring at forøge træningstilbudene; der er næppe nok trænere til rådighed.
• Det kunne for veteranerne også være ønskværdigt at have adgang til en ekstra padelbane om formiddagen
  • Michael: Vi (bestyrelsen) havde tidligere forstået, at der ikke nødvendigvis var behov for mere end den nuværende bane, men det kan da ikke udelukkes, at GTK kan få adgang til en af de nye GPK padelbaner en hverdags formiddag. Vil tage det op.
• Hvorfor er bane 5 udvidelse og ombygning af klubhus så vigtig, så man vil bruge 300.000 kr på det? Hvad med i stedet at bruge pengene på baner i skøjtehallen?
  • Ivan, Tobias og Michael:
    For nuværende er der ikke sat 300.000 kr af til bane 5 / klubhus projektet.
  • Det er dog den nuværende bestyrelses anbefaling, at bliver vores projekt udvalgt til gennemførelse, når der i 2024 igen udvælges projekter til facilitetsforbedringer, at der så bruges en større del af formuen under gennemførelsen.
  • Vi tror, at det vil være til stor glæde for klubbens medlemmer at få den 5. fuldgyldige tennisbane og udvidelse af klubhuset med ny overdækning og balkon; både spillemæssigt og socialt.
  • Skøjtehalsprojektet kører i andre rammer, og der arbejdes lige nu sammen med de andre klubber i TIG gruppen på at komme med et forslag for brug af skøjtehallen. Vi håber på, at TIG gruppens forslag kommer med videre til næste runde og også kan blive det endelige, der udvælges i 2024.
  • Kommunen har sat nogle penge af til gennemførelse af ændringer i skøjtehallen.

Efter runden med kommentarer blev 2021-22 regnskab og 2023 budget sat til godkendelse; begge blev godkendt.

4 Valg af formand (kun i ulige år)
Michael ville gerne fortsætte, og blev valgt med akklamation.

5 Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer

Følgende personer havde på forhånd givet udtryk for at de gerne ville vælges til bestyrelsen:
● Tobias Ovi villig til genvalg.
● Liselotte Astrup ville gerne fortsætte efter at være at trådt ind i bestyrelsen som suppleant i det forgangne år.
● Søren Illum ville gerne vælges til bestyrelsen.
Der kom ikke yderligere kandidater og de 3 blev valgt til bestyrelsen.

14 Indkomne forslag – forslag fra den afgående bestyrelse om vedtægtsændringer

Dirigenten foreslog nu at behandle punkt 14, idet der ikke ville være nogen grund til at vælge personer til udvalg, som ikke ville skulle nedsættes, hvis de foreslåede ændringer blev vedtaget. Det blev godkendt af generalforsamlingen at behandle punkt 14, før end punkterne 7 – 13.

Dirigenten gav ordet til Michael, der fremhævede, at forslaget til nye vedtægter primært drejer sig om, at der ikke vil være et forudbestemt sæt af udvalg. Det vil give bestyrelsen større fleksibilitet i nedsættelse af udvalg bl. a. mulighed for at nedsætte (mindre) udvalg løbende. En af de store udfordringer har været seniorudvalget, hvor antallet af opgaver er steget meget i de senere år, og det har været svært at få nogle til at påtage sig ansvaret for alle de opgaver, der har været defineret til at høre til seniorudvalget (som også nævnt i beretningen).

Søren Illum fik derefter ordet for at give et overblik over ændringsforslagene. I den sammenhæng er 3 dokumenter relevante:
● De eksisterende vedtægter i PDF udgave eller på hjemmesiden
● Forslag til nye vedtægter i PDF udgave
● Beskrivelse af ændringerne i PDF udgave

De fleste ændringer er relateret til ønsket om at få inddraget flere i arbejdet. Det foreslås at have en mere fleksibel udvalgsstruktur, og der skal kunne nedsættes udvalg løbende. Dette fører så også med sig, at dagsordenen for generalforsamlinger skal ændres. Ændringsforslagene betyder ikke, at der som sådan skal ændres på klubbens aktiviteter. Parallelt med at ændre på udvalgsstrukturen, skal der udarbejdes beskrivelser af de opgaver, der skal udføres – både store og små -, så det er let for medlemmer at påtage sig opgaver i løbet af året … og dette arbejde er bestyrelsen begyndt på.

De øvrige ændringer går mest på ændrede forhold ved afstemninger af forskellig art.

Efter Søren’s overblik, foreslog dirigenten at dele diskussionen omkring ændringsforslagene op.

Kommentarer relateret til ændring af udvalgsstrukturen

• Flere medlemmer (der tidligere har taget aktivt del i klubbens drift – bestyrelsen, udvalg, træning) gav udtryk for, at det vil blive en større opgave at styre alle de små opgaver – og kan man få nok til alle aktiviteterne; f. eks. til klubmesterskaberne?
• Fra bestyrelsen af blev det kommenteret, at man kan forvente, at bestyrelsen vil blive mere udfarende med at spørge medlemmer om de vil påtage sig en opgave. Statistik omkring frivilligt arbejde viser, at næsten halvdelen svarer at de ikke tager del i frivilligt arbejde, fordi de aldrig er blevet spurgt.
• Hvad med “aflønning” blev berørt af flere:
  • Tidligere fik udvalgsmedlemmer også kontingentfrihed.
  • Er man medlem af en klub bør man både nyde og yde; så mindre opgaver skal der ikke gives noget for, men selve bestyrelsen har større arbejde og ansvar så ok med kontingentfrihed for bestyrelsesmedlemmer.
• Der blev også fra flere givet udtryk for, at det lød som et fint forslag.

Formanden fik undervejs mulighed for at kommentere og nævnte blandt andet:

• Der vil altid være et bestyrelsesmedlem som har ansvaret for en aktivitet.
• Det blev for ca 2 år siden besluttet at kun bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer valgt på generalforsamlingen har kontingentfrihed.
  • Med den foreslåede ændring vil det så fremover kun blive selve bestyrelsen, men samtidigt skulle de andre opgaver gerne blive mindre og med udgangspunkt i de opgavebeskrivelser bestyrelsen er i gang med at skrive.

Kommentarer omkring de øvrige ændringer

• Ang. stemmeberettigede ved generalforsamlingen (paragraf 8, stk 3) står der i forslaget bl.a. Forældre / værge kan repræsentere medlemmer under 18 år.
  • En tidligere formand (Hans Henrik Jørgensen) nævnte, at han ikke mente, at man måtte dette tidligere for kommunen – de unge skulle selv kunne stemme. Hans Henrik foreslog derfor, at det blot skal være, at alle medlemmer har stemmeret.
  • I løbet af diskussionen blev det besluttet, at man skal bibeholde paragraf 8, stk 3 som i de nuværende vedtægter (Alle aktive medlemmer, der ikke er i kontingentrestance, har stemmeret.), og så kan bestyrelsen genoverveje, om man anser en aldersgrænse for stemmeafgivelse for væsentlig i vedtægterne samt afklare eventuelle økonomiske konsekvenser af en sådan grænse for støtte fra kommunen. Ønsker bestyrelsen fortsat aldersgrænsen indført, skal forslaget på ny fremsættes til vedtagelse på en generalforsamling.

Afstemning om vedtægtsændringer:

De foreslåede vedtægtsændringer med den ovennævnte ændring at bibeholde formuleringen for paragraf 8, stk 3 blev derefter sendt til afstemning – og vedtaget enstemmigt.

Med vedtagelse af de foreslåede vedtægtsændringer er der ingen grund til at gennemføre punkterne 7 – 11 fra dagsorden og vi fortsatte herefter med punkt 12.

12 Valg af revisor og revisorsuppleant

Nuværende revisor Mogens Larsen var til villig til genvalg og blev valgt!

13 Fastlæggelse af kontingent og indskud for den kommende sæson

Michael fik som formand ordet og fortalte, at det var bestyrelsens forslag ikke at ændre på
kontingenterne og indskud.

Der blev spurgt til de nuværende satser og de er:

• Fuldt medlemskab senior: 950 kr
• Fuldt medlemskab junior: 500 kr
• Padel medlemskab senior: 550 kr
• Padel medlemskab junior: 250 kr
• Indskud/administrationsgebyr ved indmeldelsen: 100 kr for seniorer og 0 kr for juniorer

Der var ingen indvendinger mod at bibeholde satserne.

14 Indkomne forslag

Forslaget fra bestyrelsen var allerede behandlet, og der var ikke modtaget andre forslag inden for tidsfristen (5 dage før generalforsamlingen).

15 Eventuelt

• Ønsket om at det fremlagte regnskab viser indtægter uden “-” tegn foran beløbene blev gentaget her.
• Der var ros til Ivan for overtagelsen af kassererposten og til bestyrelsen i øvrigt i forbindelse med at høre om visionerne i beretningen.

Dirigenten kunne hermed erklære generalforsamlingen for afsluttet, hvorefter formanden havde et par bemærkninger til sidst:

• Tak for det store fremmøde; dejligt at se så mange.
• Tak til Tanja for hendes arbejde i bestyrelsen i de forgangne år, og måske vi ser dig tilbage i bestyrelsen senere.
• Tak for godt samarbejde i bestyrelsen.
• Tak til dirigenten – flot arbejde med at styre os igennem. Det sidste blev bakket op af mange af de øvrige tilstedeværende.

Underskrift

Ovenstående referat af Gladsaxe Tennis og Padel Klubs ordinære generalforsamling 9. marts 2023, godkendes hermed af:

Dirigent                                                                 Formand

Der findes signeret udgave i hard copy.