Underskrifter til kommunens regnskabsskema

Alle deltagere gav deres underskrift – underskrift fra de resterende bestyrelsesmedlemmer og revisor indsamles i de kommende 2 uger.

Fra formanden

• Alle billetterne til Davis Cup kampen i Hillerød købt af GTK var solgt, og alle de deltagende GTK’ere havde en fin oplevelse i den forgangne weekend.
• Den anden RedPlus helårsbane blev færdig den 3. februar, så nu er det bare om at udnytte den (hvorved den også  gerne snart skulle blive hård). GTK’s egenbetaling på 75000 kr skal betales om kort tid.
• Der er opstået diskussion om fordeling af brugen af padelbanen – GTK forventer stadig at kunne bruge banen langt den største del af tiden, men ikke endeligt afklaret for nuværende.
• Brug af den gamle skøjtehal i fremtiden. Stadig meget tidligt i projektet – for tiden arbejdes der med et forslag der inkluderer 2 tennisbaner og overvejelser om padelbane(r).
• På nær en herre, er der nu fyldt op til TIG cup i AB-hallen 25. februar; vil efterlyse en herre, så alle GTK’s deltagere kommer på plads snart.
• Gladsaxe foreningernes prisfest afholdes 3. marts med tilmeldingsfrist 20. februar. Det blev besluttet, at vi ikke vil deltage.
• Der afholdes baneplejekursus (DTF/DGI) i Roskilde 6. marts med tilmeldingsfrist 1. marts. Der vil blive sendt invitationer ud til medlemmer senere i februar.

Fra udvalgene

• Der er stadig ikke mulighed for at melde sig ind som rent padel medlem. Belægningen på banen følges stadig og vil blive vurderet igen sidst på måneden

Er der nogen som ønsker at stoppe med bestyrelses arbejdet?

På nær en, som stadig overvejer, vil de øvrige gerne fortsætte med bestyrelses arbejdet … (Nogle er på valg; andre fortsætter automatisk et år mere).

Nyt fra sponsormøder

Der arbejdes på at få en sponsoraftale på plads, og det tegner til at blive en rigtig god aftale.

Der arbejdes på at få valgt klubtøj.

Møder med repræsentant fra DGI om involvering af frivillige

Efter det første møde med Jonas i januar, blev næste møde fastlagt til 20. februar. Michael vil sikre at alle i bestyrelsen har referat fra sidst, og materialet der skal bruges til forberedelse til mødet den 20.

Automatisk kontingent betaling?

Der var forslag om at indføre automatisk betaling af kontingent; dvs. at der automatisk trækkes penge, når der er gået 1 år fra sidste betaling.

For nuværende får medlemmer besked om at det er tid for at betale (via Sportion) med rykkere 14 og 7 dage før medlemskabet udløber.

Ved at indføre automatisk betaling letter man det administrative arbejde i at finde alle dem, som ikke lige når at betale kontingentet før tidsfristen udløber. På den anden side vil det give noget administrativt arbejde i at tilbagebetale kontingent til dem der ikke får det opsagt, men ønskede at blive udmeldt.

Der blev givet OK for at Mick kigger nærmere på mulighederne for at implementere det i Sportion, og så diskuteres det igen på et af de næste bestyrelsesmøder.

Dato for klubfest

Det blev fastlagt at holde klubfesten den 23. september (samme dag som forventet finaledag for klubmesterskaberne). Michael booker samme lokale som sidste år.

Regnskab for 2021/22 og budget for 2023

Ivan gennemgik regnskab og tilsvarende budget, og der var følgende kommentarer.

• Af den nuværende formue er det allerede tidligere vedtaget at afsætte 150000 kr til projektet med at udvide bane 5 og klubhuset.
  • Der vil til næste sæson forventningsvis komme snak om der skal sættes flere penge af til dette projekt, da det vil gavne hele foreningen.
• Ungdomsudvalgt har tanker om evt. at hæve kontingentet for juniorer med 100 kr, så alle sociale arrangementer og aktiviteter (bortset fra camps) er inkluderet i kontingentet. Dette vil medføre mindre arbejde til kassereren.
  • Der blev stemt nej til det forslag, og i stedet vedtaget, at alle sociale arrangementer for juniorer er gratis (samlet budget på 14000 kr – NB. Dette beløb er senere blevet forhøjet til 19000 kr for at have mulighed for at flere kan deltage i turneringer.)
• Det endelige budget for bolde – flere konti –  opdateres efter møde tidligere på dagen med sponsor.
• Udgift til senior tennis holdturneringer (inkl. forplejning) forøges til 15000 kr.
• Deltager betaling for padel træning (voksne) fastsættes til at være cirka det halve af udgiften til træningen (har været højere tidligere).
• Deltager betaling for tennis træning (voksne) blev diskuteret en del. Det blev med et mindre flertal besluttet at prøve dette af i den kommende 2023 sæson.
  • Som en del af denne diskussion blev selve strukturen på træningen – drop-in versus halvårlig tilmelding – også diskuteret en del. Trænerne vil snart mødes og komme med et oplæg til et af de næste bestyrelsesmøder.

Vedtægtsændringer

Baseret på diskussionerne på sidste bestyrelsesmøde var der lavet ny udgave af forslag til nye vedtægter. Der kom yderligere kommentarer på mødet, og baseret på disse vil det endelige forslag blive udarbejdet, så det kan sendes ud sammen med indkaldelse til generalforsamlingen 9. marts (forventes udsendt i begyndelsen af ugen der starter 20. februar).

Optimering af bestyrelsesmøder

Der var udtrykt ønske om at optimere møderne! Lidt mindre diskussion og mere beslutning. Til at opnå det blev det foreslået at have en ordstyrer til hvert møde. Det blev besluttet at indføre det efter generalforsamlingen. Med håbet om at møderne kan forkortes fra ca. 3 timer til 2 timer.

Næste bestyrelsesmøder

• Næste bestyrelsesmøde fastlagt til 2. marts – primært forberedelse til generalforsamlingen 9. marts

Eventuelt

• Det blev foreslået at anskaffe en regnmåler/vejrstation (IoT), som kan køre over netværket, og man kan derved nemt holde øje med hvor meget vand, der falder, kontra hvor meget banerne bliver benyttet. Bestyrelsen sagde OK.
• Det blev også foreslået at sælge bolde via Sportion, Mobile Pay eller sponsor. Vil blive taget op på møderne med sponsor.